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Cloud & Microsoft 365

Microsoft 365 Migration: Ablauf, Dauer und Stolperfallen

8 Min. Lesezeit
Laptop und Cloud-Telefonie-Geräte als Planungsszene für eine Microsoft-365-Migration

Eine Microsoft-365-Migration ist mehr als E-Mail umziehen. Sie ist die Gelegenheit, Dateiablagen zu bereinigen, Berechtigungen neu zu ordnen, Sicherheit zu erhöhen und Zusammenarbeit klarer zu strukturieren. Die häufigsten Probleme entstehen nicht beim technischen Cutover, sondern durch fehlende Vorbereitung.

Phase 1: Aufnahme und Zielbild

Am Anfang steht die Bestandsaufnahme: Benutzer, Postfächer, Verteiler, Shared Mailboxes, Kalender, Dateiablagen, Berechtigungen, mobile Geräte, Drucker, Fachapplikationen und bestehende DNS-Einträge.

Parallel dazu wird entschieden, wie die neue Umgebung aussehen soll: Teams-Struktur, SharePoint-Sites, externe Freigaben, Namenskonventionen, Sicherheitsrichtlinien und Backup.

Phase 2: Tenant vorbereiten

  • Microsoft-365-Tenant sauber auf das Unternehmen registrieren
  • Benutzer, Gruppen und Rollen vorbereiten
  • Multifaktor-Anmeldung und Admin-Konten korrekt einrichten
  • DNS, Domains und Mailfluss für die Umschaltung planen
  • Backup und Monitoring vor dem eigentlichen Cutover aktivieren

Phase 3: Daten und E-Mail migrieren

Bei E-Mail ist Parallelbetrieb meist der sicherste Weg: Postfächer werden vorab synchronisiert, Mitarbeitende können weiterarbeiten, und die finale Umschaltung erfolgt in einem kurzen Zeitfenster.

Bei Dateien lohnt es sich, alte Strukturen nicht einfach 1:1 zu übernehmen. Veraltete Berechtigungen, private Schattenablagen und unklare Projektordner werden sonst nur in die Cloud verschoben.

Typische Stolperfallen

  • Vergessene Shared Mailboxes, Kalender, Verteiler oder Weiterleitungen
  • Fachapplikationen, Scanner oder Geräte, die noch alte SMTP-Einstellungen nutzen
  • Zu grosse Dateiablagen ohne Priorisierung
  • Externe Freigaben, die nach der Migration unkontrolliert bleiben
  • Keine Schulung für Teams, OneDrive und neue Ablageregeln

Nach der Migration beginnt der Betrieb

Die Migration ist nicht fertig, sobald E-Mail funktioniert. Danach müssen Sicherheitsrichtlinien, Gerätezugriffe, Backup, Freigaben und Supportprozesse geprüft werden.

KLAUCK plant Migrationen so, dass der laufende Betrieb geschützt bleibt und die neue Microsoft-365-Umgebung vom ersten Tag an betreibbar ist.

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Häufige Fragen

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Können wir während der Migration weiterarbeiten?

Ja. Mit Parallelbetrieb bleibt E-Mail erreichbar, und die finale Umschaltung wird in ein kontrolliertes Zeitfenster gelegt.

Gehen alte E-Mails oder Dateien verloren?

Bei sauberer Planung nicht. Vor der Umschaltung wird geprüft, was migriert wurde, und kritische Daten werden priorisiert.

Was kostet eine Microsoft-365-Migration?

Das hängt vor allem von Datenmenge, Ausgangssystem, Anzahl Benutzer, Berechtigungen und gewünschter Zielstruktur ab. Nach einer Aufnahme lässt sich ein Fixpreis seriös nennen.