Vorlage
SharePoint-Struktur Vorlage
Eine durchdachte SharePoint-Struktur spart Zeit und verhindert Chaos. Diese Vorlage zeigt Best Practices für Schweizer KMU.
Typ
Vorlage
Aufbau
Team Sites
Fokus
KMU-tauglich
Grundprinzip
Team Sites statt Wildwuchs
Die wichtigste Regel: Strukturieren Sie nach Teams/Projekten, nicht nach Dateitypen:
- ✓ Eine Team Site pro Abteilung oder Projekt
- ✓ Berechtigungen auf Site-Ebene, nicht auf Ordner-Ebene
- ✓ Flache Hierarchie: Max. 2-3 Ordnerebenen
- ✓ Metadaten statt Ordner für Kategorisierung
- ✗ NICHT: Ein grosses Laufwerk für alle
- ✗ NICHT: Ordner mit 10 Unterebenen
Beispiel-Struktur
Typische Struktur für ein KMU
So könnte Ihre SharePoint-Umgebung aussehen:
- 📁 Geschäftsleitung (Site) → Strategie, Finanzen, Verträge
- 📁 Verkauf (Site) → Angebote, Kunden, Präsentationen
- 📁 Projekte (Hub) → Projekt A, Projekt B, Projekt C (je als Site)
- 📁 HR (Site) → Mitarbeiterdokumente, Policies
- 📁 Allgemein (Site) → Vorlagen, Handbücher, Intranet
- OneDrive → Persönliche Arbeitsdokumente (nicht teilen!)
Berechtigungen
Zugriff sauber regeln
Berechtigungen sind der häufigste Fehler. So machen Sie es richtig:
- ✓ Gruppen statt Einzelpersonen berechtigen
- ✓ Berechtigungen auf Site-Ebene, nicht Ordner-Ebene
- ✓ Standardrollen nutzen: Owner, Member, Visitor
- ✓ Externe Freigabe nur über Links mit Ablaufdatum
- ✓ Regelmässiger Access Review (wer hat worauf Zugriff?)
- ✓ Keine Einzelfreigaben von tief verschachtelten Ordnern
Tipps
Best Practices für den Alltag
Diese Tipps machen den Unterschied zwischen Chaos und Ordnung:
- Sync sparsam nutzen: Nur häufig genutzte Bibliotheken synchronisieren
- Versionen aktivieren: Automatische Versionierung für alle Bibliotheken
- Suche nutzen: SharePoint-Suche ist mächtig – weniger Ordner, mehr Suche
- Vorlagen bereitstellen: Dokumentvorlagen in jeder Bibliothek
- Aufräumen planen: Quartalsweise Review alter Dateien
- Schulung anbieten: 30 Minuten Training spart Stunden Support
Nächster Schritt
SharePoint richtig strukturieren
Wir helfen Ihnen bei der Konzeption und Umsetzung einer sauberen SharePoint-Struktur. Inklusive Berechtigungskonzept und Schulung.