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Teams Governance Guide
Ohne Regeln wird Microsoft Teams schnell zum Chaos. Dieser Guide zeigt, wie Sie den Überblick behalten und Teams sauber verwalten.
Typ
Guide
Themen
5 Bereiche
Fokus
KMU-Praxis
Das Problem
Warum Teams schnell chaotisch wird
Ohne Governance passiert in den meisten Unternehmen Folgendes:
- 100+ Teams nach 2 Jahren – niemand weiss mehr, welches aktiv ist
- Doppelte Teams für denselben Zweck
- Verwaiste Teams ohne Owner
- Sensible Daten in öffentlichen Teams
- Externe Gäste mit dauerhaftem Zugriff
- Keine Namenskonvention – Suche unmöglich
Regel 1
Wer darf Teams erstellen?
Die wichtigste Entscheidung zuerst – wer darf neue Teams anlegen?
- Option A: Alle (Default) → Schnell chaotisch, aber flexibel
- Option B: Nur IT/Admins → Kontrolliert, aber Flaschenhals
- Option C: Nur bestimmte Gruppen → Balance aus Kontrolle und Flexibilität
- Empfehlung für KMU: Option C mit Self-Service-Antrag
- Tipp: Approval-Workflow in Power Automate einrichten
- Technisch: Teams Creation Policy in Azure AD
Regel 2
Namenskonventionen einführen
Einheitliche Namen machen Teams auffindbar und übersichtlich:
- Format: [Typ]-[Bereich]-[Name] (z.B. PROJ-Marketing-Website2024)
- Typen: PROJ (Projekt), DEPT (Abteilung), COMM (Community)
- Keine Sonderzeichen, keine Umlaute (technische Probleme)
- Kurz halten: Max. 50 Zeichen
- Beschreibung Pflicht: Was ist der Zweck des Teams?
- Technisch: Naming Policy in Azure AD erzwingen
Regel 3
Lifecycle & Aufräumen
Teams haben einen Lebenszyklus – und müssen irgendwann sterben:
- Ablaufdatum: Teams automatisch nach X Monaten Inaktivität archivieren
- Owner-Prüfung: Jährlich bestätigen lassen, dass Team noch benötigt
- Archivieren statt Löschen: Daten bleiben erhalten, aber read-only
- Projekt-Teams: Bei Projektabschluss automatisch archivieren
- Technisch: Expiration Policy in Azure AD (90-365 Tage)
- Review: Quartalsweise Liste inaktiver Teams prüfen
Regel 4
Gäste und externe Freigabe
Externe Gäste sind nützlich, aber brauchen Kontrolle:
- Guest Access: Auf bestimmte Teams beschränken (nicht alle)
- Gast-Review: Quartalsweise prüfen, ob Gäste noch benötigt werden
- Ablaufdatum: Gast-Einladungen nach X Tagen ablaufen lassen
- Sharing-Links: Nur mit Ablaufdatum und Passwort
- Sensitivity Labels: Externe Freigabe per Label steuern
- Audit: Regelmässig prüfen, welche Dateien extern geteilt sind
Nächster Schritt
Teams Governance einführen
Wir helfen Ihnen bei der Einführung von Teams-Governance. Von Policies über Naming bis Lifecycle – alles aus einer Hand.